“Il tempo è denaro.”
Il primo effetto collaterale positivo del time management è un aumento del tempo a tua disposizione. Penso sia abbastanza logico supporlo, se sei organizzato avrai più ore di lavoro produttivo nella tua giornata e, di conseguenza, otterrai maggiori risultati. Analogamente, maggiori risultati sarai in grado di conseguire e più successo avrai nella vita.
Quando parlo con amici e conoscenti, generalmente tutti si stupiscono della mole di progetti che riesco a portare avanti contemporaneamente. Il merito non è sicuramente del multitasking che, come vedrai più avanti, ritengo sia assolutamente dannoso, bensì di una corretta gestione dello scarso tempo a mia disposizione.
Anche tu puoi ottenere gli stessi risultati.
Approfondisci l’argomento leggendo anche:
- 6 Consigli per Migliorare la Gestione del Tempo Lavorativo
- La Matrice di Eisenhower: Focalizzati sull’Aumento della Produttività
- Ottieni di Più Grazie al Metodo del Pomodoro
Cosa Significa Time Management
Come suggerisce il nome stesso, il time management consiste nell’organizzazione del proprio tempo allo scopo di aumentare la produttività, e di conseguenza anche l’efficienza dei processi coinvolti, mediante l’utilizzo di tecniche o strumenti appositamente studiati. È la differenza tra l’essere impegnati oppure essere efficienti e produttivi.
La gestione del tempo, infatti, trascende l’abilità di gestire efficacemente la lista dei tuoi impegni: si focalizza sulla capacità di fissare i tuoi obiettivi e sulla capacità di riuscire a concentrarti sulle azioni chiave che ti permetteranno di conseguirli, organizzando al meglio lo (scarso) tempo a tua disposizione. Per poter eccellere nel time management, dovrai anche saper delegare e comunicare efficacemente. (hai già letto Comunicazione Paraverbale e Comunicazione Assertiva ???)
Ma la cosa principale è che devi essere in grado di muoverti nella direzione giusta, quella in grado di dare uno scopo alla tua vita.
Come spesso afferma Brian Tracy, infatti, il time management è in realtà un “life management”. Questo perché dovresti migliorarti con il preciso scopo di portare ordine e controllo su una sequenza di eventi volti a dare un senso alla tua vita. Tutti noi abbiamo bisogno di uno scopo e, se ci pensi bene, molti anziani lasciano questa terra proprio perché non hanno più una ragione per vivere.
Puoi facilmente diventare più produttivo, ma se lo diverrai perseguendo qualcosa che non ha alcun senso, non farai altro che aumentare la tua sensazione di insoddisfazione ed affanno.
Il Primo Step
Molti dirigenti finiscono per sperimentare il burnout, un insieme di problemi legati ad un prolungato e persistente stress professionale, probabilmente perché le mansioni che svolgono non sono coerenti con i loro valori. Ed è proprio questo a mio avviso il punto focale. Alla base di tutto ci deve essere il tuo scopo, il driver capace di guidare ogni tuo sforzo, la benzina che alimenta il tuo motore.
Quindi il vero interrogativo che dovresti porti è: “Perché lo faccio?”
Per rispondere a questa difficile domanda puoi fare riferimento al maestro del time management, Brian Tracy, che ci fornisce un semplice esercizio che puoi sfruttare per capire cosa è effettivamente importante per te.
Non devi far altro che completare le seguenti quattro frasi e con tutta probabilità capirai in quale direzione dovresti andare.
“Io Sono…”
Se ti chiedessi chi sei veramente, cosa mi risponderesti? Non pensare troppo, quali sono le prime parole che ti escono dalla bocca per descrivere chi sei professionalmente e quali sono le tue aspettative, i tuoi sogni e le tue aspirazioni?
Se lo chiedessi alle persone che interagiscono con te, sia nell’ambiente di lavoro che a casa, cosa risponderebbero?
Sulla base del rapporto che hai con loro, come pensi descriverebbero chi sei veramente?
Utilizza da tre a cinque aggettivi per completare la frase “Io Sono…”.
“Le Persone sono…”
Come descriveresti le persone che ti circondano? Le vedi compassionevoli, corrette e disponibili oppure inaffidabili, egoiste ed invidiose?
Come risponderai a questa domanda influenzerà grandemente l’atteggiamento con il quale ti relazionerai con le altre persone e determinerà quanto sarai in grado di realizzare come dirigente, genitore o amico.
“La Vita è…”
“La vita è un sogno per i saggi, un gioco per gli sciocchi, una commedia per i ricchi, una tragedia per i poveri.”
Sholom Aleichem
E tu come la pensi, che cosa è la vita per te? Qual è la tua filosofia di vita? Se sei una persona positiva vedrai la vita come una grande avventura, un’esperienza meravigliosa.
“Il Mio Principale Obiettivo è…”
Napoleon Hill osservò che “passiamo di livello” unicamente quando definiamo chiaramente il nostro più grande obiettivo di vita. Mettiti nei panni del pescatore che catturò il pesciolino d’oro, in grado di esaudire ogni tuo desiderio, quale pensi possa essere l’obiettivo capace di avere l’impatto più dirompente nella tua vita?
Ti consiglio di immaginarne uno per ogni ambito…
- “Il mio principale obiettivo familiare è…”
- “Il mio principale obiettivo di carriera è…”
- Ecc. ecc.
Quali sono i Punti di Forza del Time Management?
La lista dei vantaggi di cui potresti godere con una corretta gestione del tuo tempo penso sia infinita. Ad ogni buon conto ecco quelli che ritengo i principali punti di forza del time management.
Riduce il Carico di Lavoro
Spesso racconto alle mie bimbe la storia dei due fratelli egiziani, Cuma ed Azur. La storia parla di un faraone che morì senza lasciare eredi e incaricando il gran Visir di nominare faraone il primo egiziano che sarebbe stato in grado di costruire una piramide.
Cuma puntò tutto sulla forza fisica e sull’impegno profuso e si mise subito al lavoro. Azur, al contrario, non partì immediatamente, ma perse tanto tempo progettando una speciale gru destinata a spostare gli enormi massi che sarebbero serviti per la costruzione.
Azur iniziò più tardi, ma molto più organizzato. Tuttavia Cuma sembrava uscire vittorioso dal confronto. Man mano che la piramide cresceva in altezza, però, diventava sempre più faticoso portare i massi a destino ed Azur recuperò velocemente lo svantaggio iniziale, diventando faraone d’Egitto.
Il time management, allo stesso modo, ti permette di ottenere di più con meno sforzo e la ragione risiede nel fatto che, a parità di tempo impiegato, la tua produttività è più elevata.
Incrementa la Produttività
Migliorando la tua gestione del tempo potrai fare di più ed in meno tempo. Applicando un corretto time management facilmente potrai guadagnare alcune ore di tempo produttivo ogni giorno, raddoppiando i risultati che sarai in grado di ottenere.
Inoltre, aumentando la tua produttività avrai anche più tempo libero a tua disposizione. Potrai lavorare meno e conseguire risultati comunque soddisfacenti, riuscendo ad ottenere maggiori risultati a parità di ore impiegate.
Aumenta le Probabilità di Successo
Una corretta gestione del tuo tempo crea l’ecosistema ideale per poter raggiungere tutti i tuoi obiettivi. Questo perché oltre a prestare attenzione ai compiti che garantiranno i maggiori risultati, sarai concentrato sul processo. Questo si rifletterà in una maggiore attenzione e consapevolezza che non potrà che portarti ad avere migliori risultati.
Per esempio, se hai la buona abitudine di pesarti tutte le mattine, certamente farai fatica a prendere peso rispetto a chi non lo fa. Al primo segnale di sovrappeso, infatti, metterai subito in atto quanto necessario per evitarlo… Quando utilizzo la nostra agenda di 12 settimane so per certo che conseguirò di più proprio per questa ragione: l’agenda contribuisce infatti ad offrire maggiore consapevolezza ed attenzione.
Riduce la Procrastinazione
Procrastinare significa rimandare, non “prendere il toro per le corna”. Se vuoi raggiungere tutti i tuoi obiettivi questo è uno stato pericolosissimo nel quale trovarsi… l’inattività! È l’azione, infatti, la componente essenziale di una persona di successo che, con tutta probabilità, ottiene molto di quanto si prefigge.
Il time management ti permetterà di eliminare, automatizzare e delegare tutti i processi ed i compiti che devi svolgere. Scopri 11 Semplici Modi per Smettere di Procrastinare.
Maggiore Equilibrio Lavoro / Tempo Libero
Mi capita spesso… quando sei focalizzato sei come un toro che vede rosso, carichi il toreador senza sosta, pieno di energia. Facilmente potresti finire a sovrappesare un obiettivo rispetto ad un altro oppure potresti anche trovarti altrettanto facilmente a non bilanciare correttamente vita privata e lavoro.
Per evitare disastrosi disequilibri, ognuna di queste sfere deve avere la sua importanza e merita la giusta attenzione. Gestire in maniera organizzata tutti i tuoi compiti ti consentirà di avere il giusto equilibrio e ti porterà a dedicare tempo non solo alle attività lavorative ma anche gli impegni familiari.
Anche in questo specifico ambito la nostra agenda potrà certamente esserti utile!
Quale Non è un Punto di Forza del Time Management?
Si possono trovare punti negativi nel tentativo di gestire al meglio il nostro tempo? In linea di principio no. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti che probabilmente vale la pena di puntualizzare.
La Disciplina
Questo è probabilmente l’unico vero “tallone d’Achille” del time management: il fatto che devi essere molto disciplinato per lavorare nella giusta direzione e, al contempo, non perdere la motivazione.
Fortunatamente, esiste una facile (ed economica) soluzione al problema: la nostra agenda di 12 settimane.
Utilizzandola potrai facilmente tenere traccia di tutti i tuoi compiti chiave ed avere una percezione esatta della situazione. Sei al passo con i tuoi propositi oppure stai battendo la fiacca? Settimanalmente dovrai trasporre quanto fatto ogni giorno ed avrai un riferimento numerico, freddo ed imparziale, che stabilirà sei hai lavorato con successo oppure no.
Il Multitasking
Le ricerche sull’inefficienza del multitasking sono tantissime. È stato ampiamente dimostrato, infatti, che la nostra mente non è assolutamente capace di gestire compiti differenti allo stesso tempo. Tentare di farlo non farà altro che abbassare la tua performance.
Approfondisci il concetto leggendo MultiTasking.
Mancanza di Riposo
Non importa quanto puoi essere motivato, se non ti riposi adeguatamente presto o tardi inizierai a rendere meno. Anche su questo aspetto esistono numerosi studi che dimostrano come la mancanza di riposo sul luogo di lavoro porta ad un incremento esponenziale degli errori, a volte anche fatali qualora si tratti di persone che svolgono mansioni potenzialmente pericolose.
Molto utile per evitare di affaticarsi troppo penso sia il metodo del pomodoro. Lo utilizzo tantissimo e con ottimi risultati. Tra una sessione di lavoro e l’altra è obbligatorio riposarsi e cambiare attività. Ti consiglio certamente di provarlo!
Il Time Management è una Life Skill?
Le life skills sono un insieme di competenze necessarie per aumentare la fiducia in te stesso e fornirti gli strumenti adeguati ad affrontare con successo tutte le sfide della vita di tutti i giorni. Queste abilità comprendono principalmente il problem solving (la capacità di risolvere i problemi), il decision making (l’abilità nel prendere decisioni), la creatività, il pensiero creativo, la capacità di comunicare e collaborare efficacemente e molte altre.
Ma il time management può essere definito una life skill?
Ho controllato su alcuni testi di riferimento e non ho trovato alcuna indicazione che porti a definire il time management una life skill tuttavia ritengo che sia una capacità assolutamente utile da padroneggiare.
Lo stesso Tony Robbins ha affermato che la differenza tra noi ed individui come Warren Buffett o Sheryl Sandberg è proprio nella maniera in cui questi “mostri sacri” riescono a gestire il loro tempo. E se questo non è importante, non saprei proprio cos’altro possa esserlo…
Conclusioni
Saper sfruttare adeguatamente il proprio tempo è un’arte fondamentale perché è volta alla gestione della risorsa più importante di cui disponiamo. Non importa quanti soldi tu possa avere, non potrai acquistare neppure un minuto in più di vita.
Aggiungo che l’organizzazione efficiente del proprio tempo non è importante solamente in ambito lavorativo ma in tutte le altre sfere… la famiglia, la salute, il proprio aspetto fisico, le persone con cui abbiamo a che fare e così via.
Solo un corretto bilanciamento tra tutti questi aspetti fondamentali eviteranno che ti possa concentrare solo su alcuni di essi creando dei fastidiosi disequilibri che spesso portano problemi anche nell’ambito familiare.
Non permettere mai al tuo lavoro di scalzare dal podio i tuoi familiari o le persone a te care, nessun dottore ha mai parlato con un uomo d’affari sul letto di morte che si dispiaceva del fatto di non aver passato molto più tempo in ufficio!
In bocca al lupo!
