Come avrai occasione di leggere nell’articolo sulla concentrazione, se vuoi ottenere risultati eccezionali, impara a lavorare in maniera focalizzata e temporizzata, dedicandoti ad una sola cosa alla volta.
“Sono quelli che concentrano su una sola cosa alla volta che progrediscono nel mondo.”
Og Mandino
Sembra semplice.
So che tu ed io “pensiamo” di essere macchine da lavoro sempre al massimo della concentrazione e caratterizzate da un elevato livello di produttività.
Tuttavia la verità è ben diversa e piuttosto sconvolgente:
- mediamente una persona che lavora controlla la posta elettronica 30 volte all’ora;
- è ormai assodato che il lavoratore medio controlla sostanzialmente il proprio smartphone 150 volte al giorno;
- la durata media della concentrazione ininterrotta del lavoratore è più o meno intorno ad otto minuti!!!!
Fortunatamente esistono molti modi per fermare lo stillicidio del tempo e poter creare un metodo di lavoro mirato in grado di elevare le tue potenzialità.
Il metodo che vorrei proporti e che utilizziamo anche in famiglia, è rappresentato dalla tecnica del pomodoro.
Che cos’è la tecnica del pomodoro?
La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo che è stato sviluppato negli anni ’80 da Francesco Cirillo.
Il tutto ha avuto inizio mentre Francesco frequentava l’università, in un momento di scarso rendimento e come ultimo tentativo per migliorare le proprie prestazioni, ormai giunte ad un punto morto…
Il termine trae origine dai timer a forma di pomodoro, spesso utilizzati in cucina per tenere sotto controllo i tempi di cottura degli alimenti.
L’idea di Cirillo è stata quella di suddividere ogni attività da svolgere in segmenti da 25 minuti, intervallati da una pausa di 5. Nulla di difficoltoso, mi dirai.
Ma come funziona esattamente?
Le cinque fasi della tecnica del pomodoro
Per applicare in maniera corretta la tecnica del pomodoro occorre procedere attraverso 5 fasi.
1. Per prima cosa è necessario pianificare le attività da svolgere nel corso della giornata. Preferibilmente al mattino o meglio ancora la sera precedente, creando un elenco su un foglio, che chiamerai “il magazzino delle attività”;
“Nel prepararsi per una battaglia ho sempre scoperto che i progetti sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile.”
Dwight Eisenhower
2. In seguito dovrai definire la priorità con la quale dedicarti alle diverse attività che hai pianificato.
Per fare questo potresti utilizzare la matrice di Eisenhower (o di Covey), attribuita al Presidente statunitense Dwight D. Eisenhower (1890-1969) e formalizzata da Stephen R. Covey (1932-2012). Si tratta di una griglia in grado di aiutarti a stabilire le priorità dei compiti da svolgere e che puoi decidere di utilizzare per integrare la tecnica del pomodoro.
In questo modo potrai ridurre lo stress e contemporaneamente aumentare la tua produttività.
La matrice si origina dall’incrocio dei concetti di IMPORTANZA e URGENZA e funzione in questo modo:
– nel primo quadrante inserirai le attività importanti e da completare assolutamente entro oggi. Si tratta di dedicare tempo a realizzare qualcosa di fondamentale per te e per la tua carriera.
– nel secondo quadrante dovrai indicare attività urgenti, ma meno importanti che sono da schedulare nel tuo calendario. Ad esempio un programma di allenamento per rimetterti in forma.
– Il terzo quadrante è dedicato ad attività che possono essere delegate, come ad esempio e-mail da scrivere, telefonate, ecc. …;
– Infine l’ultimo quadrante è dedicato a tutto quello che puoi tranquillamente evitare di fare e che riguarda le cattive abitudini, come dedicare troppo tempo a navigare su internet o a chattare sui social.
Sono le attività che avrai segnato nel 1° e nel 2° quadrante che dovrai poi inserire nel foglio definito “magazzino delle attività”.
3. Un volta definite le priorità, dovrai inserire le attività del 1° quadrante all’interno di un foglio definito “Attività da svolgere entro oggi“, poi dovrai impostare un timer di 25 minuti (il pomodoro appunto), farlo partire ed iniziare a lavorare;
4. Non appena il timer suona, fermati immediatamente e senza indugi metti una “X” sul foglio delle attività da svolgere oggi, in corrispondenza del lavoro che stai compiendo.
Poi fai una pausa di 5 minuti.
Mi raccomando interrompiti subito appena senti il timer che suona!
Continua a lavorare, di 25 minuti in 25 minuti, fino a quando hai portato a termine la tua attività, che poi potrai cancellare dal tuo elenco delle attività da svolgere oggi.
Ogni 4 pomodori fai una pausa più lunga, variabile dai 15 ai 30 minuti.
5. A fine giornata registra i dati raccolti valutando gli sforzi effettuati ed il tempo utilizzato. Poi elaborali per capire quali strategie puoi mettere in atto per ottenere dei miglioramenti.
Inoltre rivedi e modifica il lavoro appena completato dal punto di vista dell’apprendimento e domandati:
Che cosa ho imparato? C’è qualcosa che avrei potuto fare meglio o in maniera diversa?
Infine rivedi l’elenco delle attività imminenti per i prossimi periodi di tempo pianificati del pomodoro ed inizia a riflettere o ad aggiornare tali attività.
L’importanza di fare delle pause
Ma perché fare delle pause ogni 25 minuti?
Le pause hanno una grande importanza. Eppure, a causa della gran mole di lavoro e di attività da cui siamo sommerse ogni giorno, le pause spesso passano in secondo piano.
Ma qui sopraggiunge un grande paradosso.
Lavorare per lunghe ore ininterrotte, giorno dopo giorno, può farti sentire produttiva, ma, in realtà, probabilmente danneggerà le tue prestazioni.
Numerosi studi dimostrano che le persone che prendono una pausa circa ogni ora hanno prestazioni migliori di quelle che lavorano per diverse ore di fila. Inoltre altri hanno scoperto che la nostra attività cerebrale aumenta effettivamente quando lasciamo vagare la nostra mente.
Ci sono benefici cognitivi che puoi ottenere dalle pause e anche guadagni in termini di produttività. Devi solo farlo bene. Attraverso la tecnica del pomodoro potrai incrementare il tuo rendimento.
Quando ti costringi a lavorare per lunghi periodi, la tua creatività diminuisce. Quindi organizza il tuo lavoro in attività da 25 minuti e poi fai una pausa di cinque minuti.
Se temi che il tempo a disposizione sia troppo breve e ti impedisca di completare il lavoro in una sola seduta, puoi utilizzarlo come motivazione per lavorare più velocemente. Chi ha creato il metodo sostiene che puoi utilizzarlo per diventare più produttiva, imparando quanto lavoro puoi completare in 25 minuti e quindi organizzando il tuo programma in base a quanti di quei periodi richiedono le attività.
Fai ben attenzione, uno dei modi più efficaci per trascorrere le pause è non facendo nulla.
Sono consapevole che per le persone maniache del lavoro, questo sia un compito quasi impossibile. Tuttavia, non farti lusingare dalla tentazione di utilizzare il tuo tempo lontano dal lavoro facendo commissioni veloci, scorrendo sui social media o facendo qualsiasi altra cosa che coinvolga direttamente il tuo cervello!
Anche se solo sedersi, stare in piedi o passeggiare senza un senso di scopo durante le pause può sembrare improduttivo, questo tempo di inattività è fondamentale per ottimizzare la funzione cognitiva.
Alcuni studi dimostrano, infatti, che dare al cervello il tempo di riposare è essenziale per la sua capacità di eseguire processi mentali chiave, come l’elaborazione dei ricordi, l’identificazione di soluzioni e il mantenimento del proprio senso etico.
Pensa al tuo cervello come a un computer: a volte è necessario un riavvio. Quindi lascia che si spenga completamente per fare in modo che possa ripristinarsi.
A questo punto ogni 4 pomodori una bella seduta di meditazione sarebbe una vera manna dal cielo!!!
Utilizza la tecnica del pomodoro anche in team
Un altro interessante spunto per utilizzare la tecnica del pomodoro può essere quella di condividerla con i tuoi colleghi. In questo modo potresti essere in grado di rafforzare le tue relazioni ed i tuoi rapporti.
Le pause, infatti, possono offrire l’opportunità perfetta per legare con i tuoi colleghi.
Spesso però questo si traduce in riduzione delle performance ed in danni per l’azienda in cui si lavora… dal momento che tutti tendono a disturbarsi a vicenda. Invece, se possibile, programma le tue pause quotidiane alla stessa ora dei tuoi colleghi in modo da poter avviare conversazioni, mangiare qualcosa o guardare un video divertente.
Ciò potrebbe rafforzare le tue relazioni e, di conseguenza, il tuo benessere e la soddisfazione sul lavoro e rendere tutti i soggetti coinvolti più produttivi.
Uno studio ha rilevato che i dipendenti del call center che hanno parlato con i loro colleghi durante il giorno hanno completato le chiamate più velocemente e hanno ottenuto risultati migliori.
Quando pianifichi le tue pause, ricorda di utilizzare le tre “S”:
- SHORT (breve)
- SIMPLE (semplice)
- SOCIAL (sociale).
Fare una combinazione di pause indipendenti e sociali durante il giorno è la chiave per rimanere rinvigoriti ed in grado di esibirsi al massimo livello per tutto il giorno.
Noi utilizziamo la stessa tecnica anche in famiglia, per sincronizzare i momenti di divertimento ed allo stesso tempo dedicarci ad attività come fare compiti o scrivere articoli del blog.
Ad esempio durante il periodo natalizio, una volta impostati gli obiettivi, ci troviamo durante la giornata, di pomodoro in pomodoro, a svolgere le nostre attività tutti insieme. Le pause sono sincronizzate e così trascorriamo numerosi momenti di condivisione ed allo stesso tempo portiamo a termine i nostri compiti del giorno. Per le bambine anche fare i compiti è divertente, perché sanno che se si dedicheranno all’attività più difficoltosa con impegno, dopo 25 minuti potranno fare una pausa e poi potranno passare a qualcosa di più divertente…
Durante le nostre pause, corriamo, ci sgranchiamo le gambe, facciamo uno snack…Tutti insieme!!!
Quali consigli per mettere in atto correttamente la tecnica del pomodoro?
Quando inizierai ad utilizzare questa tecnica potrà capitarti di avere qualche dubbio.
Ecco qualche semplice regola che ti potrà aiutare!
– In primo luogo se un’attività per essere svolta ti richiede più di 6 o 7 pomodori, scomponila in più attività.
Se invece un’attività richiedesse meno tempo di un pomodoro per essere portata a termine, potresti tranquillamente unirla ad altre di breve durata.
– Una volta che il timer è partito deve assolutamente arrivare alla fine. Per cui, in caso finissi la tua attività prima del tempo, potresti cogliere l’occasione di rileggere ciò che hai fatto o fare revisioni, oppure potresti approfittarne per ripetere ed apprendere meglio il lavoro svolto.
– Inoltre se ti capitasse di essere interrotta durante il periodo di lavoro, non potresti mettere la “X” sulla tua tabella, ma dovresti ricominciare da capo annullando la sessione.
– La cosa più difficile all’inizio sarà mantenere la concentrazione per 25 minuti… A tal fine potrei suggerirti di iniziare con un numero inferiore di minuti. Ad esempio potresti iniziare con 10 minuti e 5 di pausa, incrementando gradualmente fino ad arrivare ai fatidici 25 minuti.
– Infine attenta a non farti prendere dalla “gara” dei pomodori. L’obiettivo di questa tecnica è quello di fare in modo che tu riesca gestire efficacemente il tuo tempo e non farti svolgere super lavoro. Attenzione quindi a non confondere lo strumento da utilizzare con il tuo scopo…
Vantaggi della tecnica del pomodoro
Dopo averti parlato della tecnica del pomodoro ed averti dato qualche consiglio in merito, vorrei elencare quali vantaggi potrai raggiungere applicandoti quotidianamente nell’utilizzo di questo metodo.
– In primo luogo sarai in grado di incrementare la tua determinazione per poter portare a termine i tuoi obiettivi;
– Migliorerai il tuo metodo di lavoro o di studio perché sarai in grado di concentrarti e focalizzare meglio i concetti. Un periodo di concentrazione intervallato da pause è in grado di produrre enormi risultati in termini di produttività. Funziona esattamente come con la meditazione!
Elencando le attività principali assolutamente da svolgere nel corso della giornata, ti dovrai impegnare e concentrare, rimanendo così focalizzata su di esse;
– Aumenterai la consapevolezza delle tue decisioni e manterrai elevata la motivazione del tuo agire quotidiano;
– Diventerai un’abilissima pianificatrice. In questo modo smetterai di lavorare in maniera reattiva e non sarai più travolta dagli eventi.
Tecnica del pomodoro App
Rammenta, al fine di poter procedere correttamente e riuscire a scandire in maniera metodica i blocchi di lavoro, lo strumento principale di cui dovrai dotarti è un timer!!!
Io personalmente utilizzo il timer incorporato nel forno della cucina, oppure, se mi trovo fuori casa imposto un timer sul telefonino.
Il problema maggiore dell’utilizzo del telefonino è rappresentato dal fatto che quest’ultimo rappresenta il grande nemico e antagonista della tecnica del pomodoro, in quanto ti può portare alla perdita di concentrazione. Per cui mi raccomando cerca di silenziare tutti i tipi di notifica se non vuoi buttare all’aria tutti i tuoi buoni propositi.
Esistono anche innumerevoli App, anche online, che ti possono aiutare a raggiungere il tuo scopo e che puoi utilizzare per implementare nella tua vita di ogni giorno la tecnica del pomodoro.
Ecco alcune applicazioni che ho trovato per te:
- PomoDone App : Mac, Windows, Linus, iOS, Android, Web App
- Pomodor : Web App
- FocusList : iPhone & Apple Watch, Mac
- Marinara Timer : Web App
- PomoToDo : iOS, Android, Mac, Windows, Chrome Extension
- Focus Booster : Windows, Mac, iOS, Android, Web App
- Be Focused : iOS, Mac
- Engross : iOS, Android
- Focus To-Do : Android, Android Tablet, iPhone, iPad, Apple Watch, Mac, Windows, Chrome Extension
- Tomato Timer, Web App
In ogni caso, se dovessi dare un consiglio, ti proporrei il classico timer a forma di pomodoro che ho trovato su Amazon, simpatico e privo di distrazioni!!!!
Varianti della tecnica del pomodoro
Nonostante la tecnica del pomodoro preveda di impostare il time ogni 25 minuti prima di fare una pausa, esistono molte varianti che consentono alle persone di adattare i principi della tecnica del pomodoro al proprio stile di lavoro.
Alcune varianti prevedono quanto segue:
– Potresti lavorare ricorrendo a periodi di tempo di 90 minuti.
Piuttosto che un periodo di concentrazione di 25 minuti, le tue attività potrebbero essere organizzate in blocchi di 90 minuti, un periodo che in base ad alcuni studi riflette un ciclo naturale di concentrazione;
Perché periodi di 90 minuti?
I ricercatori del sonno William Dement e Nathaniel Kleitman hanno suggerito che i periodi di lavoro di 90 minuti sono l’ideale proprio perché imitano i ritmi naturali del corpo. Infatti un ciclo di sonno completo è di 90 minuti. Questo è stato anche definito il ritmo ultradiano.
Il professore di psicologia K. Anders Ericsson ha studiato violinisti, atleti, attori e giocatori di scacchi e ha scoperto che si esibivano al meglio durante sessioni mirate di 90 minuti.
– Un’altra opzione che è possibile utilizzare è rappresentata da un compromesso tra la tecnica del pomodoro e la tecnica dei ritmi ultradiani.
Come funziona?
Lavora per 52 minuti, fai una pausa per 17, quindi ripeti.
La società tecnologica internazionale Draugiem Group ha studiato i dati ottenuti da un’App di gestione del tempo chiamata DeskTime e ha concluso che questo era il modo migliore per suddividere il tempo a disposizione.
– Oppure potresti organizzare il tuo lavoro sfruttando tempi naturali della tua vita: i momenti fra una riunione e l’altra, o il periodo di tempo a tua disposizione prima che i tuoi figli o il tuo partner tornino a casa, o il tempo necessario al termine di una lavatrice.
Usa questi periodi a disposizione per definire i periodi di focalizzazione.
Ti consiglio di osservare quali sono per te i periodi di produttività naturalmente elevata e da questi dati elaborare il miglior sistema di produttività.
Tutti questi approcci si basano sul principio fondamentale della Tecnica del pomodoro di lavorare in periodi di tempo specifici, ma adattano i periodi per soddisfare meglio le esigenze individuali.
La cosa veramente importante è prendere in mano la propria vita organizzandola al meglio per raggiungere i propri obiettivi spingendoti così a lavorare con uno scopo!!!
