La matrice di Eisenhower: focalizzati sull’aumento della produttività

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Scritto da Daniela

Dopo la Laurea in Economia e Commercio, le mie esperienze mi hanno portato dall’essere responsabile amministrativa di alcune società, a socia e parte attiva dell’azienda di famiglia. Quale sarà il mio prossimo passo? Migliorarmi e continuare ad accrescere le mie competenze, aiutando chiunque decida di mettersi in gioco e voglia puntare sulla propria crescita economica e personale.

«Non sono il prodotto delle mie circostanze. Sono il prodotto delle mie decisioni».
Stephen R. Covey

Come incrementare la tua produttività? Beh, con la «matrice di Eisenhower» potresti avere un grosso aiuto. Tuttavia, prima di scendere in dettagli, vorrei farti qualche utile premessa.

Ci troviamo in un momento storico particolare, in cui impegnarsi sull’incremento della produttività non è mai stato così importante. Infatti, se cederai alla distrazione, condurrai alla morte la tua efficienza e creatività. Inoltre, viviamo in un mondo in cui la concentrazione è più preziosa persino della tua intelligenza.

Purtroppo, troppo spesso le persone usano il loro tempo nel modo sbagliato: sempre attaccati ai loro telefonini, magari intenti a guardare “gatti che ballano su YouTube”. In altre parole, questo significa letteralmente sprecare il tempo a disposizione.

Le persone più produttive e creative, invece, si comportano e lavorano in maniera diametralmente opposta. Se vuoi ottenere i risultati che riescono a conseguire il 5% di alcune persone, devi comportarti, pensare, produrre come quel 5%. Loro non buttano il tempo in distrazioni continue! Si dedicano a fare ciò che è necessario, svolgono il lavoro vero: non quello inutile e fasullo, che non porta a nulla di buono!

Esistono protocolli specifici da seguire, che ti permetteranno di moltiplicare la tua produttività. Ad esempio, la regola di Robin Sharma, del «90/90/1». Come funziona? Semplice! Per i prossimi 90 giorni, utilizza i primi 90 minuti della tua giornata lavorativa a svolgere 1 attività, quella più importante della giornata. Al contrario di quanto, invece, fai normalmente. Spesso, infatti, sprechi le ore migliori per recarti al lavoro e svolgere i task meno importanti: o, magari, parli coi tuoi colleghi di quanto fatto la sera prima, controlli cosa è accaduto sui social, e via così.

Questo è sbagliato. Il mattino è il momento di maggior focus e forza di volontà. Fai in modo di non essere raggiungibile, né dunque oggetto di interruzioni, nei tuoi momenti di massima creatività e produttività.

Individua a quale attività dare la priorità

via GIPHY

Come decidere a quale attività dare la priorità? Qui può aiutarci la matrice di Eisenhower.

Per capire, dobbiamo tornare al 1953, quando Dwight Eisenhower fu eletto Presidente degli Stati Uniti. Durante il suo mandato come Presidente, si occupò della costruzione del sistema autostradale interstatale, diede vita alla NASA e tanto altro ancora. Ogni giorno si trovava a dover scegliere le attività su cui focalizzare la propria attenzione.

Durante un discorso nel 1954, disse di avere diviso i propri compiti in due tipi: quelli urgenti e quelli importanti. Proprio lui pronunciò la frase, poi divenuta famosa: «Quelli urgenti non sono importanti, quelli importanti raramente sono urgenti».

Circa 30 anni dopo, Stephan Covey rielaborò le intuizioni di Eisenhower nel suo libro «Le sette regole per avere successo». Trasferì il tutto nella matrice di Eisenhower, in grado di dare priorità alle attività da svolgere. Ne uscì un risultato strabiliante.

Che cos’è la matrice di Eisenhower

Foto di Tumisu da Pixabay

Al centro della matrice, v’è la questione della opportuna gestione del tempo, su cui, prima ancora di iniziare, ti consiglio di leggere l’articolo che proprio Christiano ha scritto di recente: «6 consigli per migliorare la gestione del tempo lavorativo».

Tornando a Eisenhower, per lui la corretta gestione del tempo è il risultato della seguente formula: «Essere effettivo + Essere efficiente». La sua matrice suddivide i compiti da svolgere in quattro quadranti ben definiti.

  • Nel primo, «Cose da fare», trovano spazio tutti i compiti importanti e urgenti. Sono quelle attività che prevedono un tuo pronto intervento, da svolgere entro una scadenza ben definita, con conseguenze immediate in caso di stallo o mancata azione.
  • Il secondo prevede attività importanti ma non urgenti. È il quadrante della pianificazione. Qui entrano i task legati al raggiungimento dei tuoi obiettivi di lungo termine. Devi trovare il giusto tempo per loro e calendarizzarli.

    Ad esempio, se uno dei tuoi obiettivi è rimetterti in forma, in questo quadrante dovrai indicare orari e giornate da dedicare al tuo allenamento quotidiano. Oppure, se vuoi apprendere nuove abilità, come imparare a suonare uno strumento, inserisci qui data e ora delle tue lezioni.

    In questa parte della matrice, non focalizzarti sui problemi da risolvere, come nel precedente caso, bensì su opportunità e crescita personale. Dedicarti opportunamente a realizzare quanto indicato nel secondo quadrante significa essere una persona proattiva, che ha deciso di dare priorità ad attività tali da migliorare e incrementare abilità ed energie. Inoltre, questo evita che tali attività finiscano nel primo quadrante: trasformandole in un «correre ai ripari».
  • Nel terzo quadrante, trovano spazio le attività non importanti ma urgenti. Si tratta di impegni che richiedono tempo (quello che spesso sprechi male), come rispondere alle e-mail o partecipare a riunioni periodiche. Il carattere di maggiore urgenza di tale quadrante potrebbe portarti a perdere di vista i tuoi reali obiettivi, facendoti dare priorità alle esigenze altrui.

    Se possibile, delega tali attività ad altri e dedicati personalmente a quelle del primo e secondo quadrante. Oppure, comunica semplicemente, a chi ti chiede di svolgere un determinato compito, che in quel momento non sei in condizione di svolgerlo.
  • Il quarto quadrante comprende le attività non urgenti né importanti. È il quadrante della «procrastinazione»: o, come verrebbe voglia di dire, delle «attività da cancellare»!

    Qui trovi compiti privi di valore, che rubano tempo al raggiungimento dei tuoi veri obiettivi. Qualche esempio? Navigare su internet senza motivo, passare ore su Facebook, e così via.

    Sposta in questo quadrante ogni attività non costruttiva per la tua crescita personale o per conseguire i tuoi obiettivi di lungo termine, la tua vision o i tuoi sogni. Ok rilassarsi un po’ ogni tanto. Ma, quando il tempo dedicato a impegni non costruttivi è troppo, finirai solo per perdere di vista le tue priorità.

Per comprendere meglio, scarica e stampa la matrice di Eisenhower cliccando qui!

Come distinguere ciò che è importante da ciò che non lo è

Foto di Gerd Altmann da Pixabay

Chiariamo ancora meglio. Che cosa significa parlare di attività importanti e attività urgenti?

  • Attività importanti. Si tratta di compiti che portano a raggiungere i tuoi obiettivi di lungo termine, sia di tipo personale che professionale. Ciò che è «importante» dipende da quanto consideri rilevante per il tuo futuro. Questo richiede pianificazione ed azioni ponderate.
  • Attività urgenti. Solitamente, esse consistono nella realizzazione delle priorità altrui. Gli impegni urgenti richiedono immediato intervento, connesso con il conseguimento degli scopi di altre persone. Ci concentriamo su questi soprattutto per le conseguenze che potrebbero derivare dal fatto di non eseguire l’attività richiesta. Esse ti pongono, però, in modalità reattiva e non proattiva.
  • Una volta compresa la differenza tra «importante» e «urgente», eviteremo la naturale tendenza a focalizzarci su attività non importanti né urgenti. Potrai così trovare tempo per dedicarti ad attività del primo e secondo quadrante, finalizzate al tuo successo personale e professionale.

Qualche esempio?

  • Attività primo quadrante, urgenti e importanti. Che significa? Supponiamo che tu arrivi in ufficio e che ti giunga una nuova offerta di lavoro, o un’e-mail che potrebbe rappresentare un’opportunità di crescita per la tua azienda. Sicuramente, dovrai agire con prontezza e prendere subito contatto con chi di dovere.

    Altri esempi. Se sei uno studente, potresti avere una tesina da completare per un esame. Se lavori in ambito amministrativo, qui dovrai inserire le scadenze fiscali. Pensa anche a quando ti trovi con il motore dell’auto che non parte o con la batteria scarica e, magari, hai un appuntamento di lavoro, o a quando ricevi una chiamata urgente dalla scuola, che ti comunica di dover andare a prendere subito tuo figlio. Devi agire immediatamente.
  • Attività secondo quadrante, non urgenti ma importanti. Il tuo lavoro potrebbe portarti ad essere travolto da una quantità enorme di cose da fare. Tuttavia, è indispensabile fare attenzione alle relazioni e dedicare loro la giusta importanza. Non dimenticare di prestare tempo al tuo compagno o alla tua compagna, pianificando cene romantiche. Lo stesso vale per la famiglia. Ad esempio, il fine settimana andrebbe sempre riservato ai tuoi cari e alle attività da svolgere insieme.

    Pianifica sempre la tua vita. Ad esempio, dedica il venerdì pomeriggio ad organizzare tutta la settimana successiva. Ancora: anziché navigare inutilmente su internet, che ne dici di destinare un po’ di tempo alla lettura? Magari mezzora la sera, dopo aver messo a letto i figli, leggi libri di crescita personale. Oppure, prendi lezioni per migliorare una tua abilità. Dedica tempo allo studio ed alla meditazione. Crea un piano di risparmio, per poi investire saggiamente il ricavato. Ricorda che hai una casa ed un’auto, che magari richiedono manutenzioni periodiche. Pianifica tali attività.
  • Attività terzo quadrante, non importanti ma urgenti. Ad esempio, arrivi in ufficio: solitamente la prima cosa che fai è quella di leggere le e-mail. Purtroppo, la maggioranza di esse non è importante: potresti delegarle ad un tuo sottoposto. Così avresti tempo per svolgere mansioni più importanti e urgenti: specie se arriva il tuo capo e ti chiede di svolgere un’attività su due piedi!

    Altro esempio? Generalmente, vieni tempestato di chiamate, riguardanti problemi da risolvere, benché non importanti. Anch’esse andrebbero delegate. Ancora… Un collaboratore potrebbe venire alla tua scrivania per chiederti aiuto su una questione urgente per lui, ma non per te. Se sei uno studente e stai dedicando tempo allo studio, tua madre potrebbe entrare in camera e chiederti di aiutarti in qualcosa, dandoti qualche compito. Sicuramente importante per lei, ma non per te.
  • Attività quarto quadrante, né importanti né urgenti. Esempi? Arrivi a casa dopo una dura giornata di lavoro, ceni e poi ti butti a guardare programmi inutili in TV. Insensatamente navighi sul web, vai sui social a “ficcanasare” nelle vite degli altri. Alcuni potrebbero essere tentati dal gioco d’azzardo, o dallo shopping sfrenato. Ecco attività da eliminare, in tutto o in parte.

Alcuni consigli: trova il tempo per ciò che è veramente importante

Foto di Olya Adamovich da Pixabay

Per individuare quello che è realmente importante, vorrei darti alcuni suggerimenti.

  • Inizia la settimana pianificando le tue priorità. Limita il numero dei tuoi obiettivi settimanali a un a massimo di 5. Dedica ogni giorno a un obiettivo, da raggiungere ad ogni costo.
  • Focalizza l’attenzione su una sola cosa importante per volta. Non mollare finché non avrai raggiunto il tuo traguardo.
  • Se ti trovi in stallo, chiedi aiuto. Se non riesci a portare a termine il tuo lavoro, chiedi supporto ai colleghi o al tuo superiore. Non procrastinare qualcosa solo perché non riesci a farlo.
  • Impara a dire di no. Per focalizzarti sulle cose importanti, occorre a volte dover dire no. Ovviamente, dipende sempre da chi te lo chiede. Per esempio, il capo ha sempre ragione…
  • Fai una lista dei tuoi progressi a fine settimana.

Alcuni studi hanno mostrato una tendenza in atto: quella di perseguire l’urgenza rispetto all’importanza. Le persone, quindi, hanno maggiore probabilità di eseguire compiti meno importanti ma urgenti. Questo, nel lungo periodo, può portare ad inefficienza, a perdere di vista ciò che è realmente importante.

Combatti una simile propensione, facendoti aiutare da strumenti quali la matrice di Eisenhower, per non procrastinare e raggiungere così la tua crescita personale.

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