Non importa quale obiettivo ambizioso tu abbia in mente, smettere di fumare, leggere il giapponese, perdere peso, parlare cinese oppure scrivere un romanzo, questo metodo può certamente aiutarti a farlo.
Seguendo questa filosofia potrai iniziare a sviluppare nuove e migliori abitudini che andranno a sostituire quelle meno efficienti che magari utilizzi adesso: potrai sperimentare grandi e radicali cambiamenti grazie all’attenzione a piccoli dettagli, all’apparenza insignificanti.
Per farti comprendere meglio come questi piccoli e costanti miglioramenti possano essere in realtà dirompenti voglio raccontarti la storia di Dave Brailsford e del grande impatto positivo che produsse nel ciclismo professionistico inglese.
Quando Brailsford fu assunto come direttore agonistico, l’Inghilterra aveva vinto dai primi anni del ‘900 una sola medaglia d’oro ed erano più di cent’anni che non otteneva risultati di rilievo neppure nelle competizioni più importanti come, ad esempio, il Tour De France.
Qual fu la caratteristica che rese Dave diverso da tutti i suoi predecessori? Semplicemente la sua ossessione per quello che lui stesso definiva “l’aggregazione di guadagni marginali”, cioè la ricerca incessante di una piccola possibilità di miglioramento in qualsiasi cosa facesse.
Le modifiche che questo approccio finì per introdurre furono centinaia e variarono dalla scelta del tessuto dei pantaloncini, alla selezione del cuscino o del materasso. Per quanto molte di queste modifiche fossero apparentemente irrilevanti, i risultati non tardarono ad arrivare…
Pochi anni dopo il team inglese vinse alle olimpiadi di Pechino del 2008 circa il 60% delle medaglie d’oro in palio e successivamente, alle olimpiadi di Londra del 2012, ottenne 9 record olimpici e 7 record mondiali. In ultimo, ciliegina sulla torta, Bradley Wiggins divenne il primo ciclista inglese capace di vincere il Tour de France.
Molti successi sopraggiunsero anche negli anni a venire, ma non voglio tediarti oltre. Il punto essenziale sul quale voglio calcare la mano è che ogni piccolo miglioramento ha la sua importanza ed una cultura di fondo che imponga, o quanto meno sia volta, ad un miglioramento continuo è certamente un ottimo modo non solo di lavorare ma di impostare anche la tua vita personale.
Ed in questo articolo ti voglio parlare proprio del metodo Kaizen, la filosofia di business alla base del crescente successo industriale ed economico sperimentato dalle aziende nipponiche nel corso degli anni ’80. Kaizen (改善), infatti,è una tecnica proveniente dal Giappone volta al miglioramento continuo delle tue skill in ambito professionale e non solo.
Cosa significa Kaizen?
Il termine deriva dall’associazione di due parole giapponesi, ovvero kai (che significa “cambiamento“) e zen (che vuol dire “migliore“).
Il metodo Kaizen è una filosofia tesa ad ottimizzare l’organizzazione e la produzione aziendale. Si tratta, infatti, di un processo di autosviluppo, che tende a migliorare il potenziale di ciascun elemento all’interno di un determinato contesto lavorativo.
Il termine fu introdotto nel lessico proprio del marketing dall’economista Masaaki Imai, che lo utilizzò per la prima volta nel 1950, per indicare il metodo produttivo cui era legato il successo industriale giapponese. In particolare, l’espressione trovava la sua applicazione pratica nelle fabbriche gestite dal marchio automobilistico Toyota, in cui la filosofia del “miglioramento continuo” costituiva un fondamento del sistema di gestione aziendale. E continua ad esserlo tuttora, come ammesso dagli stessi vertici del “Toyota Production System”. Il senso di questa parola è ben rappresentato dalla Lean Production, in cui l’ottimizzazione costante dei processi produttivi e gestionali costituisce l’elemento chiave.
Il Metodo Kaizen
La filosofia alla base del metodo suggerisce l’applicazione di un processo di miglioramento costante, basato su azioni semplici, concrete ed economiche, in grado di coinvolgere una parte o tutti i dipendenti di un’azienda. A rendere vincente questo metodo sono soprattutto la semplicità, la praticità e la versatilità, essendo applicabile a tutti i livelli, sia nella vita professionale che in quella intima e relazionale.
Adottare tale strategia in azienda vuol dire soprattutto eliminare gli sprechi e ridurre i tempi morti all’interno del sistema produttivo. Parliamo, quindi, di una sfida costante, riassunta alla perfezione dal celebre adagio: “un lungo viaggio comincia con un piccolo passo”. Ciascun cambiamento deve cominciare con una piccola decisione, deve essere progressivo e, soprattutto, non va mai messo in discussione.
Qualche esempio che renda meglio l’idea?
Una persona che desidera perdere peso deve adottare la dieta più consona al proprio obiettivo e alle proprie caratteristiche fisiche, quindi deve portarla avanti e rispettarla senza cedere alle tentazioni. Lo stesso discorso vale per chi vuole correre una maratona: l’atleta in questione dovrà cominciare con un paio di chilometri e con uno sforzo costante e crescente, oltre che quotidiano, in modo da raggiungere l’obiettivo stabilito.
La filosofia alla base del metodo Kaizen suggerisce la necessità di non trascorrere neppure un giorno senza aver ottenuto un piccolo miglioramento, a livello sociale, familiare o professionale. Per rispettare tale indicazione bisogna essere rigorosi e cercare di risolvere tutti i problemi incontrati lungo il cammino, senza rimandare nessuna scelta. Il nemico numero uno del metodo Kaizen è la pigrizia, cui può aggiungersi il timore di sbagliare.
Inoltre, questa filosofia considera il tempo una risorsa fondamentale: è poco e non va sprecato! Il fulcro di questa strategia è l’esecuzione di un determinato compito ogni giorno per almeno un minuto. Un minuto è un lasso di tempo breve, alla portata di tutti. Che si tratti di imparare una lingua, leggere un libro o eseguire delle flessioni, ognuna di queste cose ti consentirà di migliorare in un determinato ambito della tua vita. Ma, soprattutto, ognuna di queste attività potrebbe diventare fonte di gioia e soddisfazione.
Dimentica quella spiacevole vocina interiore che ti ripete che non puoi farcela e comincia ad impegnarti per migliorare il tuo futuro.
Le motivazioni e la sicurezza nei tuoi mezzi cresceranno di pari passo con la soddisfazione derivante dall’aver raggiunto un altro piccolo traguardo. E quando avrai imparato a padroneggiare ognuna delle attività che possono tornarti utili, potrai affinarle sempre più.
I giapponesi credono ciecamente nella crescita graduale e nel miglioramento step by step, che si tratti di capacità personali o di processi aziendali. “Un passo alla volta, per cambiare la propria esistenza” è una delle massime che meglio di tutte fotografa la cultura giapponese. Questo è lo spirito del Kaizen: modificare le cattive abitudini per ottenere miglioramenti tangibili. Se hai difficoltà nel cambiare ciò che non va nella tua vita, comincia dalle piccole cose!
Gli elementi fondamentali del metodo Kaizen
Come già detto, il metodo Kaizen è un processo di miglioramento giornaliero teso all’aumento costante dell’efficienza e della produttività. Ma quali sono gli elementi cruciali di questo sistema in ambito aziendale?
Uno dei primi step riguarda l’umanizzazione del posto di lavoro. Il metodo Kaizen pone particolare enfasi sull’importanza delle risorse umane, tanto che gli stessi processi aziendali sono modellati sulle esigenze specifiche di ciascun dipendente.
In ambito aziendale, mettere in atto la metodologia Kaizen significa tendere verso un progressivo miglioramento dei sistemi organizzativi e produttivi mediante l’umanizzazione della produzione e il ricorso al lavoro di squadra. I dipendenti rappresentano il fulcro del miglioramento, essendo i principali artefici del cambiamento. Tuttavia, per ottenere quanto detto è necessario che le loro menti vengano allenate all’autocritica, siano pronte ad imparare dagli errori e a ricevere nuovi stimoli, provenienti dal confronto con i colleghi e i superiori.
Infine, è fondamentale maturare uno spirito critico che consenta ad ognuno di suggerire piccoli miglioramenti applicabili in corso d’opera. L’approccio distruttivo è antitetico alla filosofia Kaizen: è invece necessario adottare un approccio propositivo, o di problem solving. Non ci si deve arrendere al primo ostacolo, ma è fondamentale restare sempre ottimisti, in modo da poter imparare e cogliere eventuali spunti dagli errori commessi. Attuare il metodo Kaizen in azienda vuol dire estenderlo a tutti i processi e misurare i progressi ottenuti tramite un approccio analitico.
Il ciclo di Deming
Per applicare al meglio la filosofia Kaizen è necessario attenersi alle regole del cosiddetto ciclo di Deming, che consta di quattro fasi principali:
- la pianificazione (Plan). Il primo passaggio da portare a termine quando si decide di adottare il metodo Kaizen in azienda è individuare gli obiettivi, ovvero descrivere i miglioramenti che vogliamo apportare al processo produttivo. Questa fase include anche la programmazione delle strategie da seguire e la selezione del team cui verrà affidato il processo di ottimizzazione;
- l’esecuzione (Do). Il secondo step riguarda l’attuazione del programma di miglioramento. Questa fase comincia con l’analisi dei processi, delle criticità e delle loro cause. Si passa, poi, all’individuazione delle possibili soluzioni tramite brainstorming;
- il controllo (Check). Il terzo step si basa sulla misurazione dell’efficienza del metodo Kaizen applicato ai veri sistemi produttivi. A misurare i miglioramenti sarà il team di cui abbiamo parlato in precedenza, il quale dovrà pianificare anche appositi check a breve distanza l’uno dall’altro, in modo da tenere sotto controllo l’andamento dei processi ed eventualmente rimodulare le strategie messe in atto, qualora queste non dovessero garantire i risultati auspicati;
- l’attuazione (Act). L’ultima fase del processo riguarda l’attuazione delle eventuali revisioni apportate in fase di check.
Queste fasi si ripetono all’infinito e consentono, gradualmente, di ottenere la crescita ed il miglioramento auspicati.
Abbiamo applicato lo stesso concetto nella costruzione della nostra agenda di 12 settimane. Se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi in un quarto del tempo acquistala subito su Amazon!
I benefici del metodo Kaizen
La corretta applicazione del metodo Kaizen consente di ottenere interessanti benefici, sia personali che professionali.
Quali sono? Eccoli elencati di seguito:
- insegna ad essere onesti. L’impegno, il sacrificio e l’abnegazione insegnano ad essere onesti verso sé stessi e il prossimo;
- insegna ad essere umili. Questa filosofia di vita induce a restare umili e a non credere mai di “essere arrivati”. Il miglioramento, infatti, è costante e destinato a durare in eterno e il proprio ego non deve in alcun modo rallentare il processo di apprendimento;
- insegna ad essere tenaci. Proseguire nonostante le difficoltà incontrate lungo il cammino è uno dei principi cardine del metodo Kaizen. È fondamentale arrivare sempre fino in fondo, senza lasciarsi travolgere dalle difficoltà o dagli imprevisti;
- migliora la capacità di autocritica. Indicata in giapponese con il termine Hansei, l’autocritica è la capacità di analizzare in maniera sincera quanto ottenuto nella vita e nel lavoro, gli errori commessi e i traguardi raggiunti.
Quest’analisi deve saper offrire lezioni esaustive attraverso cui rimediare agli eventuali errori commessi in passato. Se nel mondo occidentale mettersi in discussione è pressoché inammissibile, nel metodo Kaizen è fondamentale saper riconoscere i fallimenti e le sconfitte e tramutarli in opportunità.
Nell’approccio Kaizen, sapersi mettere in discussione significa mostrare la forza e la consapevolezza necessarie per ottenere il meglio dal futuro; - insegna a gestire più efficacemente il tempo. Imparare a gestire il proprio tempo è fondamentale per tenere sotto controllo la risorsa più preziosa di cui disponiamo, investendola nelle giuste attività.
Imparare ad ottimizzare i processi e ad azzerare gli errori, induce a sviluppare una maggior consapevolezza e una maggior conoscenza del proprio lavoro, migliorando la propria vita professionale ma anche i prodotti e i servizi offerti.
Approfondisci l’argomento leggendo “6 Consigli per Migliorare la Gestione del Tempo Lavorativo” e “Ottieni di Più Grazie al Metodo del Pomodoro”. - aumenta la condivisione. L’applicazione del metodo Kaizen incrementa la condivisione e migliora i rapporti umani.
Questa filosofia prevede un profondo coinvolgimento di tutte le persone interessate al raggiungimento degli obiettivi stabiliti. Ognuno deve partecipare con entusiasmo alle attività previste, applicando comportamenti autentici, propositivi e sinceri, manifestando le proprie idee e i propri sentimenti.
Quanto detto è teso ad evitare discussioni o fraintendimenti e ad aprire momenti di confronto costruttivi. Complimentarsi a vicenda contribuisce a rinsaldare le relazioni, mentre le critiche e le osservazioni mosse all’interno di questo contesto diventano occasione di crescita, senza il rischio che vengano considerate un attacco personale; - migliora il proprio atteggiamento nei confronti della vita e del prossimo. Il metodo Kaizen è uno strumento educativo che impiega le capacità organizzative personali per incentivare attitudini caratteriali quali la resilienza, l’onestà, la forza di volontà e così via. Ognuna di queste attitudini contribuisce a migliorare il proprio atteggiamento verso la vita ed il prossimo.
Kaizen e Toyota
Sakichi Toyoda, fondatore della Toyota Industries, inizialmente specializzata nella produzione di telai, amava dire ai suoi colleghi: “Aprite la finestra, c’è un mondo là fuori!” Già nel 1950, Toyota implementò sistemi improntati sul miglioramento della qualità, che portarono allo sviluppo dell’innovativo “Toyota Production System”.
Ispirato al metodo Kaizen, il sistema Toyota si basa sul miglioramento costante della qualità, delle tecnologie impiegate, dei processi di produzione, della cultura aziendale, della produttività, della sicurezza e della leadership. Piccoli ma continui miglioramenti dai quali provengono grandi vantaggi, che l’azienda giapponese ha saputo tradurre in costi di produzione inferiori, consegne più rapide e maggior soddisfazione del cliente.
Kaizen e Kairyo
Il miglioramento costante della qualità ha luogo attraverso un insieme strutturato di persone e progetti specifici di miglioramento, tesi ad ottimizzare contemporaneamente diversi aspetti del processo, del servizio o del prodotto. Il metodo Kaizen può, quindi, rappresentare un’alternativa od un’attività complementare al Kairyo, che rappresenta il miglioramento ottenuto attraverso l’innovazione.
Per essere sfruttato al massimo, il Kairyo necessita di un miglioramento sostanziale di una prestazione specifica mediante l’applicazione di tecniche creative. L’innovazione deve abbracciare la tecnologia, i processi, gli impianti e così via. Questa forma di miglioramento richiede investimenti importanti nella ricerca.
Ne consegue che il Kairyo darà origine ad una crescita “a gradini”, legata alle innovazioni tecnologiche che verranno via via introdotte, mentre il Kaizen fornirà una curva di crescita più morbida e graduale, ottenuta da serie ininterrotta di piccoli miglioramenti quotidiani.
Kaizen e Kaikaku
Se il metodo Kaizen mira a un cambiamento progressivo, da effettuarsi giorno per giorno, il Kaikaku è piuttosto un cambiamento radicale, non quotidiano, che tende a modificare le cose passibili di miglioramento con un’azione più decisa. A questo si aggiunge anche un investimento maggiore (in termini di tempo e risorse) e, spesso, una radicale trasformazione del modo di operare.
Ma quindi meglio il Kaizen o il Kaikaku? La risposta potrebbe sembrare banale, ma non lo è affatto: dipende dal caso specifico.
Immaginando un campo da coltivare, il Kaizen potrebbe essere paragonato a una pioggia leggera e frequente, in grado di apportare acqua e sali minerali utili laddove è necessario; il Kaikaku, invece, può essere accostato a un acquazzone intenso che, se gestito male, può apportare molta più acqua di quanto preventivato.
Gli effetti del Kaikaku potrebbero rivelarsi controproducenti, soprattutto per chi non ha la giusta esperienza o non è in grado di “digerire” la quantità di innovazioni che il metodo è destinato a portare.
Kaizen e Kanban
Il Kanban è un metodo messo a punto da Taiichi Ohno, che prende il nome dal cartellino sul quale vengono riportate tutte le informazioni relative al prodotto in fase di lavorazione. Sia kaizen che kanban sono derivati dal Toyota Production System.
Il kanban è un principio mirato a trovare i “colli di bottiglia” nei processi produttivi mentre il kaizen, come hai già avuto modo di scoprire, è un approccio volto ad un miglioramento continuo e costante del processo stesso.
Il kanban, infatti, si basa su schede che accompagnano i flussi produttivi, contenenti le informazioni utili per ottimizzare la produzione step by step. Ogni scheda deve segnalare specifiche necessità produttive, rendendo possibile la fornitura o la produzione di materiali solo quando strettamente necessario e nelle quantità adeguate.
Ma qual è l’elemento che consente di stabilire quali sono le quantità idonee?
La risposta è semplice: i clienti, che costituiscono il traino dell’intera produzione, per un sistema che non è più definibile, come nella produzione tradizionale, “Push”, ma che diventa “Pull”, ovvero trainato dalla domanda stessa.
Entrambi i metodi mirano al miglioramento ma il kaizen è meno legato al processo stesso.
Conclusioni
Mirare a piccoli miglioramenti quotidiani è certamente un’ottima filosofia di vita, che puoi applicare non soltanto in ambito lavorativo ma anche al livello personale. Se ci pensi bene, infatti, un impercettibile incremento, anche pari ad un decimo di punto percentuale ogni giorno, ti consentirebbe di raggiungere una crescita annua straordinaria, di oltre il 44%!
Qual è la maniera migliore per iniziare ad introdurre un cambiamento positivo nella tua vita e nei risultati che vorresti conseguire?
Non posso fare altro che consigliarti la nostra agenda, pensata proprio per guidarti all’ottenimento degli obiettivi che desideri, sfruttando anche i concetti di cui hai letto in questo articolo. Acquistala subito su Amazon ed i risultati non mancheranno.
In bocca al lupo!
