6 consigli per migliorare la gestione del tempo lavorativo

da | Nov 14, 2021 | Crescita Personale | 0 commenti

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«Il tempo è come il denaro: non ne dissipate e ne avrete sempre d’avanzo».

(Detto popolare)

Quando parlo con le persone di tutto quello che faccio, quasi sempre mi chiedono, con gli occhi sgranati: «Ma dormi la notte? Come fai a fare tutto?!». La mia risposta, dopo averli guardati con faccia sorpresa, è più o meno la stessa: «Veramente, a me sembra di fare anche troppo poco!».

Perché questa distinzione netta tra la mia sensazione e quella di chi mi circonda? Sicuramente io sono esigente quanto alla mia performance, ma anche le varie abitudini di time management («gestione del tempo») che, ormai, svolgo con naturalezza e normalità, mi aiutano ad essere più efficace, più produttivo.

Dove ho appreso queste tecniche? Da varie fonti, leggendo le testimonianze ed i consigli di persone divenute miliardarie grazie alle loro doti, atleti olimpici capaci di performance fuori dall’ordinario ed imprenditori di successo.

Ecco quindi che, dopo essermi ritrovato nuovamente a discutere con un conoscente proprio su questo argomento, ho voluto scriverci un bell’articolo, sperando che possa aiutare anche te.

Bando alle ciance e partiamo subito con l’elenco dei metodi che, quotidianamente, utilizzo per gestire al meglio il mio tempo. Impara ad applicarne anche solo qualcuno e noterai un grande miglioramento delle tue prestazioni.

Leggi tutto l’articolo, fino alla fine, mi raccomando!

Il tempo

via GIPHY

«Il tempo è un bene: che tanto n’ha il povero, quanto il ricco». Che cosa ci fa capire questo detto popolare? Che il tempo è una risorsa democratica: sia i ricchi che i poveri hanno, allo stesso modo, 1.440 minuti al giorno. Il tempo è anche la risorsa più scarsa: quando passa, non torna più indietro, aldilà della tua ricchezza. Un singolo minuto non ha prezzo: per quanto tu possa o sia disposto a spendere, non potrai mai farlo tornare indietro.

Sembra incredibile: molti non danno la giusta importanza al loro tempo. Sono disposti a sprecarlo con naturalezza, senza preoccuparsene minimamente, svendendolo per pochi euro o sprecandolo in priorità sbagliate.

Il tempo è vita e, non a caso, è la tua risorsa più importante: da difendere con le unghie e con i denti, per sfruttarla al massimo e spremere valore da ogni singolo minuto dalle tue ore lavorative.

Stai concentrandoti sulle cose giuste?

Foto di Erik Stein da Pixabay

«Non ottieni risultati concentrandoti sui risultati. Ottieni risultati concentrandoti sulle azioni che producono risultati». Queste parole di Mike Hawkins ci consentono di comprendere che fare chiarezza, capire a fondo dove sei diretto, è la cosa più importante. Durante questa fase, dovrai cercare di stabilire la tua «priorità numero uno». Quella più importante: che, se conseguita, porrà tutto il resto in secondo piano. Solo così saprai dove concentrare i tuoi sforzi: l’attività chiave che uscirà da questa analisi va eseguita per prima.

Un esempio? Immagina una sequenza di tessere del domino, dove, caduta l’ultima tessera, otterrai il tuo obiettivo. Per stabilire in che cosa consistono tutte le tessere precedenti – tutte le micro-azioni che ti porteranno al risultato – dovrai viaggiare a ritroso, chiedendoti che devi fare per conseguire quel risultato.  

In altre parole, andando a ritroso, devi stabilire cosa fare oggi per abbattere la prima tessera del domino e raggiungere, nella maniera più efficiente e veloce, la tessera successiva: il passo intermedio, che ti collega al tuo obiettivo di domani. Vai avanti così, finché tutte le tessere non saranno cadute. In questo modo, otterrai una sequenza di micro-obiettivi, compiti sequenziali, che ti porteranno a conseguire il tuo obiettivo primario.

Per scegliere le giuste attività, tra la moltitudine di opzioni disponibili, puoi affidarti all’intramontabile principio di Pareto. Non a caso, Vilfredo Pareto è stato il maggiore economista italiano e tra i pochi grandi nella storia del pensiero economico. È stato grande soggettivamente, per la genialità dell’uomo, e oggettivamente, per l’influsso enorme che ha esercitato – e ancora esercita – sulla scienza economica contemporanea. La sua grandezza, però, sta proprio nel fatto che non fu solo economista. Infatti, è uno dei pochi scienziati sociali considerato un classico in più ambiti delle scienze sociali: della sociologia, della scienza politica e della statistica.

Il «principio di Pareto», dicevamo, è chiamato anche regola 80/20, e attesta che l’80% dei tuoi risultati proviene dal 20% delle attività che svolgi. Se sarai in grado di gestire adeguatamente il tuo tempo, tagliando tutte le attività superflue e svolgendo solo quelle chiave, la tua produttività aumenterà enormemente e riuscirai ad ottenere molto di più con molte meno ore impiegate.

Facendo chiarezza e concentrandoti sulle giuste attività, conseguirai maggiori risultati rispetto al tempo impiegato: un’ottimale gestione del tempo.

Ricorda, quindi: lavora prima sulle attività più importanti, non su quelle marginali. È molto facile invece, come vedrai nel prossimo paragrafo, trovarsi a lavorare prima per gli altri che per te stesso. Ho ben spiegato questo processo nell’articolo «Come raggiungere i propri obiettivi».

Proteggi il tuo tempo

Foto di Andrew Martin da Pixabay

Non farti derubare dagli altri: impara a dire no con forza a tutto quello che non ti aiuta a conseguire i tuoi obiettivi immediati.

Molte persone non sanno gestire il proprio tempo: così facendo, però, non danneggiano solo loro stessi, ma anche tutti quelli che li circondano o con cui hanno a che fare. Non farti risucchiare in questo vortice: non perdere tempo in cose inutili, impara a dire no. Capisco: spesso, per educazione, potresti tendere a non farlo. Se, però, non riuscirai a trovare questa forza, perderai un sacco di tempo ogni giorno.

Ogni volta che finirai per dire «sì», farai di fatto gli interessi di altri, non i tuoi perché, in questo modo, non potrai svolgere molte delle attività utili alla tua causa. Se vuoi gestire il tuo tempo alla grande, per raggiungere i tuoi obiettivi, cerca anzitutto di fare il tuo interesse, non quello degli altri. In linea di principio, se puoi permettertelo, dovresti dire no a tutti i compiti non allineati al tuo obiettivo primario.

Non sono solo le persone però, purtroppo, a minacciare il tuo tempo: anche cellulare ed internet rappresentano una potenziale fonte di procrastinazione ed improduttività. In questo caso, difenditi in maniera efficace seguendo queste due regole fondamentali.

  • Fissa giorni o orari specifici per svolgere determinati compiti. Ad esempio, non guardare le email ogni 5 minuti: controllale una, due volte al giorno, sempre alla stessa ora. Se sei sui social, silenzia le notifiche e impara a non farti distrarre: scorri il feed solo quando hai deciso che hai il tempo per farlo. James Schramko, il fondatore di SuperFastBusiness, con cui fa da tutor a chi possiede un business online, è un maestro in questo. Addirittura, risponde al telefono soltanto un giorno a settimana – se non ricordo male, il mercoledì pomeriggio. La cosa stupefacente, come racconta lui stesso, è che, dopo un periodo di difficoltà iniziale, adesso tutti danno per scontata questa scelta e la trovano del tutto normale.
  • Non interromperti quando stai svolgendo un compito. Ad esempio, se sei impegnato in qualcosa di importante, non rispondere a tutte le chiamate in arrivo: rifiutale e richiama tutti al momento opportuno. Il cellulare ed internet devono essere uno strumento per aumentare la tua produttività, non per ridurla.

Niente «to do list»

Foto di congerdesign da Pixabay

La to do list, per chi non la conoscesse, è la lista delle cose da fare: il classico foglietto di carta, con scritto tutto ciò che va completato e spuntato entro sera. Le statistiche parlano chiaro: il 41% di tutti i task – «compiti», in italiano – inseriti nella to do list non verranno mai terminati.

Perché, allora, la to do list viene utilizzata, se non è efficace?

Il motivo, a mio avviso, sta nel fatto che, ogni volta che un task viene cancellato dalla lista, il nostro cervello riceve una piccola scarica di dopamina. Questa ci gratifica, sì, ma anche, in qualche modo, ci rende schiavi di un «loop do-reward»: «completare compiti e ricevere una gratificazione». Molti lo ritengono positivo: è la base per mantenersi motivati, concentrati come sono su molte attività sbagliate o non dotate della massima priorità. Il punto? La maggioranza dei task nella lista è data da compiti urgenti ma non importanti.

È molto più logico, invece, lavorare per obiettivi e scadenze. Devi raggiungere l’obiettivo X in un determinato periodo di tempo, stabilendo una serie di micro-obiettivi intermedi, cui dare la priorità in maniera corretta per raggiungere la massima efficienza possibile.

Non tutto ciò che dobbiamo fare ha la stessa importanza e non tutto deve essere fatto per forza. Quando mi confronto con altri sul tema della procrastinazione, spesso mi fregio con orgoglio del titolo di «consapevole procrastinatore»: volutamente non compio alcuni task, in teoria da fare, proprio perché so che non sono importanti. Ed è noto: il tempo è tiranno.

Massimizza la tua efficienza

Foto di Gerd Altmann da Pixabay

Come ti ho anticipato, organizza il tuo tempo, calendarizzando le attività ricorrenti ed eseguendole tutte nel giorno prestabilito. Devi raggruppare i compiti dello stesso tipo e compierli tutti contestualmente, portandoli a termine.

Qualche esempio?

  • Fai tutti i bonifici del mese precedente nei primi giorni di quello successivo.
  • Svolgi i compiti amministrativi il venerdì.
  • Controlla l’email solo prima della pausa pranzo o di concludere la giornata lavorativa.
  • Rispondi al telefono solo in determinati momenti.
  • Fissa dei “giorni sacri” in cui non lavorerai affatto, riposandoti e ricaricando le batterie.

Più avanti, ti parlerò dell’importanza di impegnarti più del dovuto. Intanto, cerca di comprendere fin da ora che, per avere la massima efficienza, non puoi solo lavorare: devi anche riposarti. Questo ci porta al punto successivo: non tentare di fare più cose contemporaneamente.

Chiunque affermi di poter svolgere più compiti allo stesso tempo, a mio avviso, sta prendendo una grossa cantonata. L’uomo è una «single purpose machine»: è capace di gestire efficacemente solo un compito alla volta. Quindi, per gestire bene il tuo tempo, affronta esclusivamente un task per volta, dedicandogli la tua piena attenzione.

Inoltre, dato che la mente si stanca molto in fretta quando usata pesantemente, devi gestire i compiti per un periodo di tempo non troppo lungo. In altre parole, la tua giornata lavorativa dovrebbe essere composta da una sequenza di sprint, seguiti da piccoli momenti di riposo.Mantenendo intatta la tua efficienza, infatti, lavorerai più a lungo. Daniela ha ben spiegato come gestire il tempo in accordo a tale principio nel suo articolo sul «metodo del pomodoro».

Sfrutta l’effetto leva

Foto di PublicDomainPictures da Pixabay

Lo ammetto subito: per me è molto difficile mettere in pratica questa regola. Sono un “lupo solitario”, abituato a lavorare da solo, a fare anche tutto da solo. Sono sempre stato convinto che nessuno sia in grado di fare il mio lavoro meglio di quanto ci riesca io: insomma, «chi fa da sé fa per tre».

Tuttavia, anche se puoi pensare che il lavoro che affidi ad un altro possa non essere svolto altrettanto bene, noterai la potenza dell’«effetto leva», ottenuto delegando ad altri alcuni dei tuoi compiti. Mentre tu sei impegnato nell’attività più importante, magari qualcun altro sta portando avanti un’altra attività minore. Anche se il lavoro delegato non venisse svolto in maniera ugualmente soddisfacente, la tua produttività globale aumenterebbe molto.

Non esiste maniera più efficiente di gestire al meglio il proprio tempo che sfruttare l’«effetto leva». Approfondisci l’argomento, leggendo l’articolo sulla «Potenza dell’effetto leva».

Overdelivery

Foto di ThePixelman da Pixabay

Non saprei come tradurre in italiano questa parola. In casa mia la usano, correntemente, anche le mie piccole di 6 e 9 anni, quando vogliono esprimere il concetto di «buttare il cuore oltre l’ostacolo»: fare qualcosa in più di quanto sarebbe necessario.

Il problema è che, per quanto tu possa impegnarti, non avrai mai finito. Ci sarà sempre un progetto interessante che richiede la tua attenzione, un investimento allettante da valutare: insomma, qualcosa da fare. Che significa? Non puoi risparmiarti: devi cercare di dare ogni volta il massimo.

Quando è il momento di smettere, allora, se non ci sono orari? Semplice: quando sei stanco, o la tua famiglia ha bisogno di te. Io e Daniela, ad esempio, la sera, dopo aver messo a letto le cucciole, non ci lobotomizziamo su Netflix, che tra l’altro abbiamo praticamente gratis, ma lavoriamo ai nostri progetti, scriviamo le parole digitali che stai leggendo, e così via.

Per avere risultati eccezionali – per essere come l’1% dei migliori nel tuo campo – non puoi pensare di operare come il 99% degli altri.

Conclusioni

Foto di Gerd Altmann da Pixabay

«Mens sana in corpore sano»: così si legge nelle Satire di Giovenale.

Quando si è molto focalizzati sul proprio obiettivo, e si cerca di ottenere il massimo, a farne le spese, spesso, è proprio il tuo corpo. Cibi spazzatura ingoiati tra un impegno e l’altro, privazione del sonno, sedentarietà massima – perché non si lascia mai la scrivania, se non per espletare le normali funzioni fisiologiche – e così via.

Cerca di conservare un equilibrio. È difficile, lo so, ma necessario. Mantieniti sano: fai regolare attività fisica – magari anche solo una rilassante passeggiata – dormi un numero sufficiente di ore e cerca di mangiare cibi sani, evitando gli alcolici. Non voglio fare il guastafeste: parlo per esperienza.

Io e Daniela possediamo uno speciale anello (su cui presto, magari, faremo un articolo specifico), che ci permette di monitorare i battiti cardiaci e la qualità del nostro sonno. Grazie a tale dispositivo, ho potuto toccare con mano come dormire troppo poco, bere o mangiare troppo, o simili comportamenti negativi, siano in grado di impattare drammaticamente sul nostro fisico.

Per cui mi raccomando, lavora al massimo,ma con giudizio!

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Christiano Bernardi
Nel corso della mia carriera lavorativa ho svolto diverse mansioni: sono stato agente di commercio, responsabile di area, responsabile di filiale ed infine, dal 2006 ad oggi, svolgo la mansione di direttore della divisione noleggio della più importante società italiana di prefabbricazione metallica leggera. Da sempre sono appassionato di investimenti e sono sempre andato alla ricerca di modi per poter creare ricchezza. Purtroppo mi sono trovato spesso ad utilizzare un approccio sbagliato. Dal 2014 tutto è cambiato. Mi sono rimesso in forma ed ho iniziato ad investire con il preciso obiettivo di raggiungere la libertà finanziaria. Ora il mio obiettivo sarà quello di aiutare anche te…

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